Organisering

Arkivplanen for Tingvoll kommune er en total plan for organisering av dokumentasjonsansvaret og gir en oversikt over rutiner og prosedyrer som gjelder arkivdanning, bevaring og bruk av arkiver.

Arkivplanen er retningsgivende for dokumenthåndteringen i kommunen og skal være et redskap for internkontroll, kvalitetssikre arkivdanningen og arkivforvaltingen. 

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. 

Arkivplanen skal vi revidere når det skjer endringer i organisasjonen. 
Den skal vi ajourføre jevnlig, og gjennomgå årlig.

Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret, det daglige arkivansvaret er delegert arkivleder.

Politiske møter - Alle utvalg

Organisasjonskart

Saksbehandler

Saksbehandler skal rette seg etter de retningslinjene som er gitt av arkivleder og som er nedfelt i denne planen. Ønsker saksbehandler å endre arkivrutinene, må vedkommende ta kontakt med arkivleder, som eventuelt tar med endringene i en oppdatert arkivplan. Det er ikke mulighet for saksbehandler å fravike de rutinene som er nedfelt i denne planen.

Enhetsleder 

Enhetsleder har ansvaret for å melde fra til systemansvarlig for kommunens sak-/arkivsystem (Public 360) om nyansettelser og opphør/endring av ansettelsesforhold, samt hvilke roller og tilganger de enkelte saksbehandlere skal ha i Public 360. Enhetsleder har arkivansvaret for dokumentasjon som produseres i fagsystem (objektarkiv) i egen enhet. Enhetsleder er ansvarlig for å følge opp restanser i egen enhet og sørge for at de restanser som ligger i Public 360 er reelle restanser.

Servicekontor

Servicekontorets hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Oppgaven består av følgende:

• registrere inngående brev og epost som kommunen mottar 
• kontrollere dokumenter og journalføring
• innsyn og innhenting av eldre papirarkiv
• sikre at arkivet dokumenterer kommunens saksbehandling
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon 

Interkommunalt arkiv (IKA Møre og Romsdal)

Tingvoll kommune er medlem i IKA Møre og Romsdal (IKAMR).  IKAMR tar vare på kommunens papirarkiv og elektronsike avsluttet arkiv.

IKAMR har ansvaret for å oppbevare gamle og avsluttede arkiver for kommunen. Det gjelder både papir- og elektroniske arkiver. Kommunen eier fortsatt disse arkivene, men IKAMR oppbevarer arkivene i sine magasin oversikter. Hvis kommunen trenger informasjon fra disse arkivene, sender IKAMR det som trengs til kommunen.

IKAMR skal sørge for at arkivene fra medlemmene blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for folk, forskning og annen bruk, i tråd med arkivlova. De samarbeider med medlemmene for å utvikle gode og effektive arkivtjenester i kommunene.

Arkivansvar enheter

Ansvaret med arkivering og bevaring av arkiv i de ulike fagsystemenene ligger til enhetsleder.

Det skal være én arkivansvarlig knyttet til enheter som har egne fagsystem. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivlov- og forskrift.    Arkivansvarlig på  i enhetene er som regel enhetsleder. Servicekontoret har tett oppfølging av de arkivansvarlig / enhetslederne ute på enhetene.

Dokumentasjonsforvaltning handler om hele livssyklusen til dokumentasjon – fra opprettelse og mottak til bevaring eller kassasjon. 

Det omfatter styring, organisering og sikring av dokumentasjon slik at arkivverdig dokumentasjon forblir tilgjengelig, autentisk og pålitelig over tid.

Noen sentrale aspekter av dokumentasjonsforvaltning inkluderer:

1. Innhenting og registrering – Hvordan dokumentasjon skapes, mottas og journalføres.
2. Oppbevaring og sikring – Hvordan informasjon lagres, beskyttes og gjøres tilgjengelig.
3. Tilgang og innsyn – Hvem som kan få tilgang til dokumentasjon og på hvilke vilkår.
4. Bevaring og kassasjon – Vurdering av hva som skal langtidsbevares, og hva som kan kasseres.
5. Systemer og teknologi – Bruk av sak-/arkivsystemer, fagsystemer og andre løsninger for håndtering av dokumentasjon.

Dokumentasjonsforvaltning handler om å sikre etterlevelse av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven, samtidig som man legger til rette for effektiv saksbehandling og demokratisk innsyn.

Arkivplanen er et verktøy for ansatte med dokumentasjonsansvar i Tingvoll kommune.

Arkivplanen skal vi revidere når det skjer endringer i organisasjonen. 
Den skal vi ajourføre jevnlig, og gjennomgå årlig.

Etablere internkontroll for arkiv - Arkivverket

Formål med internkontroll i arkiv og dokumentforvaltning

Hensikten med internkontrollen er å:

• Sikre at kommunen etterlever arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og andre relevante regelverk.
• Unngå tap av viktig dokumentasjon og sikre at informasjon er tilgjengelig og sporbar.
• Forebygge feil i saksbehandling, arkivering og tilgangsstyring.
• Oppdage og korrigere avvik gjennom systematisk kontroll og forbedringsarbeid.

Ansvar og roller

• Kommunedirektøren har det overordnede ansvaret for internkontroll i arkiv og dokumentforvaltning.
• Arkivleder har fagansvar og skal sørge for rutiner, opplæring og oppfølging av avvik.
• Ledere i tjenesteområdene har ansvar for at medarbeidere følger kommunens rutiner for dokumenthåndtering.
• Alle ansatte som behandler dokumentasjon har et ansvar for korrekt journalføring, arkivering og informasjonssikkerhet.

Sentrale elementer i internkontrollen

Styringsdokumenter og rutiner

• Arkivplanen skal beskrive hvordan dokumentasjon skal håndteres.
• Rutiner for journalføring, arkivering og tilgangsstyring må være tydelige og oppdaterte.

Tilgangsstyring og sikkerhet

• Sikre at bare autoriserte personer har tilgang til sensitive dokumenter.
• Kontrollere at offentlig innsyn praktiseres riktig.

Oppfølging og avvikshåndtering

• Jevnlig kontroll og revisjoner av journalføring og arkivrutiner.
• Rapporteringssystem for avvik, slik at feil kan rettes opp.

Opplæring og veiledning

• Alle ansatte må få opplæring i dokumentasjonsforvaltning og arkivrutiner.
• Ledere må forstå sitt ansvar for etterlevelse av arkivloven.

Digital arkivering og systemkontroll

• Sikre at elektroniske systemer for arkivering er tilpasset kravene i NOARK-standardene.
• Kontrollere at automatisert journalføring og integrasjoner fungerer korrekt.

Oppfølging og revisjon

Internkontrollen bør følges opp gjennom:

• Årlige gjennomganger av arkivplanen og dokumentasjonsrutiner.
• Periodiske revisjoner av arkiv- og dokumentforvaltningen.
• Rapportering til kommunens ledelse om status og eventuelle forbedringstiltak.

Internkontrollen er avgjørende for at kommunen kan ivareta innbyggernes rettigheter, sikre transparens, effektiv saksbehandling og sikker bevaring av dokumentasjon for ettertiden.